Skupmy się przez chwilę, wytężmy swój potężny umysł i wyobraźmy sobie sytuację, która hipotetycznie mogłaby mieć miejsce u szczeblu najwyższej władzy wykonawczej. Minister obrony, dysponujący sekretnymi, tajnymi dokumentami (z naciskiem na słowo tajne), z którymi na co dzień ma styczność, bo przecież wypełnia pewną ważną rolę w hipotetycznym państwie. Nie ważny jest w tym wszystkim kraj, jak i pochodzenie pracownika, jednak dostęp do wrażliwych danych czyni go zdecydowanie bardziej podatnym na ataki ze strony cyberprzestępców, terrorystów, czy wywiadu obcego (nierzadko wrogiego) państwa. Każdy z nas wie, że nie ma w 100% bezpiecznego sposobu na trzymanie danych. Po prostu nie istnieje całkowite bezpieczeństwo, czy to od strony cyfrowej, czy analogowej - np. papier. 

Co więc taki minister lub inny pracownik, mając dostęp do tajnych i sekretnych danych (do wglądu własnego) powinien zrobić tuż po przeczytaniu? No najlepszym sposobem jest niszczenie dokumentu. Oczywiście, można to zrobić tradycyjnie, za pomocą własnych rąk. Jednak, wbrew pozorom nie jest to bezpieczny sposób na zniszczenie danych. Dlaczego? Ponieważ nawet z najmniejszych potarganych części da się ułożyć spójną całość. Co więcej, istnieje już tak futurystyczna technologia, która może być w stanie odczytać - w jakimś stopniu - informacje ze spalonej kartki (oczywiście jeżeli zmieni się w losowo wymieszany popiół). 

No dobrze. Nie żyjemy w filmie szpiegowskim, ani nie jesteśmy (zapewne) kimś, kogo warto śledzić z jakiegoś powodu. Niepotrzebne nam są więc metody ochrony niczym z filmów szpiegowskich tj. agent 007 (James Bond). Cóż, macie rację. Mimo wszystko, usilnie zachęcamy by dbać o swoją prywatność, dokładnie niszcząc wszystkie dokumenty, które nie są nam potrzebne, a z jakiś powodów znajdują się tam nasze, często bardzo wrażliwe dane osobowe - nie chodzi tylko o imię i nazwisko, bo niektóre dokumenty, takie jak rachunki, zawierają nasz adres, numer PESEL, NIP, a nawet konto bankowe. Być może nie zdajecie sobie sprawy z tego, jaki pożytek z takich danych, może mieć osoba, która chce was zwyczajnie okraść lub wykorzystać waszą tożsamość w kradzieży, wyłudzeniu lub jakimś innym przestępstwie. Najgorsze jest w tym wszystkim to, że takie dane, każdy z nas może dać przestępcom na tacy, targając jedynie kartki na mniejsze elementy, później wrzucając je do kosza na śmieci, myśląc, a właściwie będąc pewnym, że nic nam nie grozi. Błąd!

Nie tak dawno, w lokalnej telewizji mogliśmy zobaczyć sposób, w jaki złodzieje, osoby podszywające się pod dane osoby (kradną tożsamość), czy po prostu przestępcy (większego lub mniejszego kalibru), są w stanie wykorzystać pierwsze lepsze śmieci z jakimiś dokumentami, rachunkami, które mimo iż były potargane na mniejsze części, po złożeniu wszystkiego w całość (niczym puzzle), można było odczytać i wykorzystać. W filmie trafnie pokazano, jak podrabiane są następnie dokumenty - na podstawie danych ze śmieci - tworzone konta bankowe i zaciągane pożyczki. Dopóki komornik lub organy ścigania nie zapukają do drzwi, bo przecież wziętego na ciebie kredytu nie zamierza nikt spłacać, dopóty możesz spać spokojnie. Istnieje jednak sposób, o ile nie jesteśmy kimś ważnym, na celowniku służb specjalnych, by całkowicie wyeliminować problem z dokumentami, wrażliwymi danymi itp. Rozwiązaniem okazuje się niszczarka, która jest zdecydowanie bardziej efektywna, niż nasze palce i dłonie. 

Niszczarka to urządzenie, które - jak sama nazwa wskazuje - jest w stanie niszczyć fizyczne dokumenty, a więc np. kartki papieru. Mogą to być dokumenty, rachunki, umowy, reklamy, koperty, różnego rodzaju pisma z banku, gazety, czasopisma itp. Pewnie ktoś z was mógłby zapytać, no ale po co mu niszczarka, skoro ma ręce, ma dłonie, ma palce. A no po to, że niszczarka tnie szybciej, dokładniej, w jednym czasie jest w stanie pociąć wiele kartek na raz, tnie w poziomie i pionie, tnie na tak małe kawałki, że nikt o zdrowych zmysłach nie chciałby ich układać. Poza tym, mając więcej dokumentów zwyczajnie ułatwiasz sobie pracę. Niszczarkę można zakupić do użytku konsumenckiego (są to naprawdę tanie urządzenia, więc korzyść na tle bezpieczeństwa je oczywista) oraz do użytku firmowego (lepiej zaopatrzyć się w dobry i wydajny model, bo pewnie będzie często, jak nie codziennie eksploatowany).

Większość biur, a nawet coraz więcej domów, zawiera niszczarkę do papieru, która jest w stanie całkowicie zniszczyć papierowe dokumenty, dyski, plastikowe karty, aby skutecznie chronić naszą prywatność i poufne informacje/dane. Ale kto pierwszy wpadł na pomysł niszczenia dokumentów? Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak powstały niszczarki, ich koncepcja, z której tak często dziś korzystamy

Niszczenie papieru w czasach starożytnych

Odkąd ludzie zaczęli zapisywać informacje/dane/schematy/wiadomości na papierze, od tamtej chwili istniała potrzeba niszczenia ich, tak by np. tajne wiadomości od królewskich posłańców, nie wpadły w niepowołane ręce. Od czasu wynalezienia papirusu w starożytnym Egipcie (tysiące lat temu), dokumenty zawierające różnego rodzaju błędy, wrażliwe dane lub niedokładne schematy rysunków technicznych, te musiały zostać zniszczone. Wtedy oczywiście papirus musiał być porwany ręcznie, a później spalony. Od tamtej pory, sposób w jaki niszczymy papier, przeszedł długą drogę. W czasach, gdy trwały wojny, masowo niszczono papierowe dokumenty i książki. Podczas gdy w wielu przypadkach miało to na celu zapobieżenie dostaniu się tajnych informacji w niepowołane ręce wroga, czasami celem było zniszczenie informacji uznanych przez rządzących za niewłaściwe lub świętokradcze. Często zniszczenie to było dokonywane przez spalenie odpowiednich dokumentów lub książek.

Narodziny nowoczesnego niszczenia papieru

Powstanie pierwszej niszczarki papieru (na piśmie) przypisuje się wynalazcy Augustowi Lowowi z Nowego Jorku, który w 1909 roku złożył patent na ulepszony pojemnik, na makulaturę. Wynalazek Lowa był przeznaczony głównie do użytku w bankach lub kantorach, jednak co najciekawsze, nigdy nie został wyprodukowany. Pierwsza znana wczesna mechaniczna niszczarka do papieru powstała w Niemczech w 1935 roku, kiedy to Adolf Ehinger stworzył ręcznie obracaną niszczarkę. Niszczarka ta była osadzona w drewnianej ramie, i mimo wszystko była wystarczająco duża, aby poradzić sobie ze zniszczeniem kartki papieru. Dodając później mały silnik do zasilania urządzenia, Ehinger zaczął sprzedawać niszczarki w latach czterdziestych XX wieku, różnym służbom/jednostkom rządowym, a nawet ambasadom. Zimna wojna zwiększyła popularność urządzenia Ehingera w latach pięćdziesiątych, a w 1959 roku jego firma stworzyła pierwszą niszczarkę do cięcia poprzecznego, która tnie papier nie tylko na paski, ale tnie go na drobne kawałki, aby zwiększyć poziom bezpieczeństwa. Jego firma do dziś produkuje niszczarki, choć obecnie występuje pod inną nazwą - Krug&Priester, która przejęła firmę w 1998 roku.

Najważniejsze momenty w historii niszczenia papieru

Od czasu ich wynalezienia, niszczarki odegrały rolę w wielu ważnych momentach historycznych. Komitet reelekcyjny Nixona słynął z używania niszczarki do papieru podczas głośnego skandalu Watergate. Podpułkownik Oliver North użył niszczarki do papieru, aby zniszczyć ważne dokumenty podczas skandalu Iran-Contra, a popularność niszczarek krzyżowych wzrosła dramatycznie po tym, jak ambasada amerykańska w Teheranie została opanowana przez irańskich bojowników, a dokumenty, które były tylko strzępione, zostały z powrotem poskładane w całość .

Do lat osiemdziesiątych “rozdrabniacze” były używane prawie wyłącznie przez rząd i organizacje wojskowe. Ze względu na obawy dotyczące prywatności, zagrożenie kradzieżą tożsamości oraz przepisy, zakazujące spalania śmieci, niszczarki zostały przyjęte całkiem ciepło przez sektor prywatny (obywateli).

Jednak w ciągu ostatnich lat nastąpił prawdziwy rozwój w cyfryzacji - nie wiedzieć czemu, ale chcemy przenieść praktycznie wszystko, każdy aspekt naszego życia, do świata cyfrowego. Ma to swoje zalety i wady. Zalety, to niewątpliwie oszczędność czasu, pieniędzy, a także ochrona środowiska. A więc skoro przesyłanie dokumentów przeszło na pliki cyfrowe, niszczarki zwiększyły swoje możliwości niszczenia nie tylko papieru, ale także dyskietek, płyt DVD, CD oraz plastikowych dokumentów tożsamości i kart kredytowych.

Niszczarki z automatycznym podajnikiem papieru, nie są czymś nowym na rynku. W rzeczywistości pierwsze próby wprowadzenia na rynek niszczarek z automatycznym podajnikiem sięgają lat 90, kiedy to pojawiły się pierwsze serie REXEL 415, 425 i 435. Wspomniane modele REXEL były dużymi i drogimi maszynami, a podajnik taśmowy nie działał tak skutecznie, jak dzisiejsza generacja automatycznych niszczarek do papieru. Podczas niszczenia mocowanych arkuszy grubość stosu wzrasta ze względu na wystające elementy mocujące, co w rzeczywistości powoduje, że stos jest grubszy.

Ta dodatkowa grubość może również zmniejszyć pojemność automatycznego podajnika. Zdolność niszczarek do automatycznego podawania dokumentów, które są spięte za pomocą zszywek lub spinacza do papieru, może również zmieniać wydajność automatycznego podawania. Zwykle zszywane dokumenty są automatycznie podawane wolniej niż niezszyte, ponieważ spinacze mogą spowolnić dalsze przesyłanie dokumentu pod noże. Niszczenie stosu zszytych lub spiętych ze sobą dokumentów zajmuje więcej czasu w porównaniu z taką samą liczbą nie zszytych arkuszy. Jako użytkownik, nie powinieneś się tym martwić, o ile niszczenie jest zakończone bez jakiejkolwiek interwencji z twojej strony. Bo przecież o to chodzi, by wszystko działało automatycznie, prawda? Warto pamiętać (jak twierdzą niektórzy producenci niszczarek), że niszczenie dokumentów, złączonych ze sobą za pomocą zszywek i spinaczy, będzie oznaczało szybsze zużycie się ostrza noży - będą się zużywać stopniowo, w wyniku niszczenia zapiętych arkuszy, zszywek i spinaczy. Ponadto niszczenie nadmiernie kart kredytowych i płyt CD (nośników optycznych) może mieć wpływ na uznanie gwarancji producenta.

Niszczenie papieru pod kątem zgodności z RODO 

RODO i cyfrowe bezpieczeństwo, to ważne punkty, które stawiają przed przedsiębiorstwami nowe wyzwania i co gorsze - wymagania. Wszystkie firmy są odpowiedzialne za sposób zarządzania danymi, w tym za wszystkie materiały drukowane (fizyczne) lub cyfrowe. Usuwanie cyfrowych danych jest w miarę proste. Jednak dokumenty papierowe mogą bardzo łatwo wpaść w niepowołane ręce (przypadkowo lub celowo). Czy zdarzyło Ci się kiedyś wypuścić kartkę papieru z rąk lub pliku dokumentów, w drodze do kosza na śmieci? Państwa w Europie nałożyły nakaz, nacisk na bezpieczeństwo przechowywanych przez siebie danych, zwłaszcza, gdy te dane są osobiste, wrażliwe. Każdorazowa wpadka, a co za tym idzie wyciek danych, jest karane jeszcze mocniej niż kiedykolwiek wcześniej. Zapewnienie bezpieczeństwa wszystkim przechowywanym danym jest wręcz kluczowe w każdej firmie.

Jeżeli stoisz przed wyborem zakupu niszczarki do dokumentów i innych, powiedzmy biurowych rzeczy, sprawdź czy dany model niszczarki zmieści się w obrębie twojego biura lub domu. Na rynku dostępne są większe, ale też i kompaktowe wersje niszczarek, które być może nie są na tyle skuteczne co większe modele, ale z normalnym papierem poradzą sobie zawsze. Dobrze byłoby także, abyś zwrócił uwagę na wytwarzany przez niszczarki hałas - to ważne, bo nie są to ciche urządzenia. Zresztą, poniżej znajdziesz praktyczny poradnik kupującego, który pomoże Ci uwzględnić elementy, na które trzeba uważać lub na które trzeba zwrócić uwagę, podczas zakupu niszczarki.

Zapewne możesz zastanawiać się, która niszczarka będzie dla ciebie lub twojego biura lepszym rozwiązaniem - z podajnikiem automatycznym lub ręcznym? Cóż, wszystko zależy od tego czego od danej niszczarki oczekujesz, jakie masz wymagania co do jej wydajności, jakich efektów oczekujesz oraz jaką cenę jesteś w stanie zapłacić za tego rodzaju urządzenie. Jak widzisz czynników, które ostatecznie mogą zadecydować o tym czy dany zakup będzie dla ciebie opłacalny, jest naprawdę wiele. Niemniej chcemy pomóc ci podjąć możliwie jak najlepszą decyzję, dlatego też korzystając z naszego małego poradnika, powinno pomóc ostatecznie kupić przedmiot, który być może jest już nawet w koszyku. 

Pamiętaj, że aby mieć pełną kontrolę bezpieczeństwa nad dokumentami, które masz w domu lub biurze, najlepszym rozwiązaniem będzie zakup niszczarki, która o dziwo nie tylko służy niszczeniu dokumentów, ale także innych rzeczy, jak stare karty kredytowe, plastikowe, płyty CD/DVD/Blu-ray i wiele, wiele innych przedmiotów (zazwyczaj wykonanych z plastiku. Osobiście, już na początku zachęcamy raczej do zakupu niszczarki z automatycznym podajnikiem. Koszt takiego zakupu jest niewiele większy od niszczarki ręcznej, a komfort pracy z urządzeniem zdecydowanie lepszy. Niszczarki z automatycznym podajnikiem są także dużo bezpieczniejsze od tych ręcznych. Na poparcie tych słów wystarczy spojrzeć na niszczarki, które są dostępne w ambasadach, gdzie od napadu na ambasadę w Iranie, amerykańskie władze wymagają wręcz urządzeń z mikro nacięciem P5 - co już uświadamia nam, że urządzenie zapewnia wysoki poziom bezpieczeństwa (tnie szybko, automatycznie, w dużej ilości i na tak małe kawałki, że nie da się z tego złożyć jednego właściwego obrazu. 

No tak, ale nie jesteśmy w USA, ani nie mamy też wymogu posiadania tak wybitnie tnącego urządzenia. Niszczarka może być mniej wydajna, zwłaszcza do zastosowań domowych, gdzie często urządzenie to wykorzystywane jest co najwyżej kilka razy w miesiącu. Jeżeli chodzi o biuro, to dobrze byłoby wyposażyć je w niszczarkę o zautomatyzowanym mechanizmie niszczenia, co zaoszczędzą sporo czasu, a i eliminuje ilość dokumentów, wędrujących zwykle po biurze. Zminimalizuj ilość rozdrobnionych “odpadów”, dzięki modelom zapewniającym mikro-cięcia o wyższym poziomie bezpieczeństwa. Dla fanów ekologii - urządzenie można poddać recyklingowi po zakończeniu okresu jego użytkowania. 

Porównanie czasu z ręcznym i automatycznym niszczeniem papieru

W naszym przykładzie, każdy użytkownik (biurowy w szczególności) będzie miał za zadanie zniszczyć aż 600 kartek papieru w formacie A4. Jeden z nich będzie miał do tego celu ręczną niszczarką, a drugi z automatycznym podajnikiem. Ogólnie rzecz biorąc, ręczne podawanie arkuszy zajęło około 222 sekundy czasu, na zniszczenie wszystkich arkuszy przez daną osobę. Druga osoba, która korzystała z niszczarki z automatycznym podajnikiem, zniszczyła wszystkie arkusze w ciągu zaledwie 15 sekund. Dlaczego jest tak duża różnica w czasie? Użytkownik, z ręczną niszczarką musiał - w najlepszym możliwym razie - niszczyć około 16 arkuszy dokumentów za jednym podejściem, podczas gdy ten drugi załatwił sprawę (600 arkuszy) za jednym razem. Oczywiście, wszystko zależy od modelu niszczarki, jej wydajności itd. Jednak podany przez nas wynik jest uśrednieniem większości przetestowanych modeli. Teraz już macie choć małe pojęcie o tym, dlaczego niszczarka z automatycznym podajnikiem jest lepsza - a przede wszystkim wygodniejsza i znacznie, ale to znacznie szybsza.

Równie ważnym elementem, wartym rozważenia jest czas potrzebny na właściwe rozdrobnienie dokumentów. I tutaj, mimo iż automatyczne niszczenie dokumentów jest zwykle wolniejsze, to i tak oszczędzasz czas, ponieważ nie musisz ciągle stać i wkładać dokumentów w niszczarkę - na tym polega zaleta automatyzacji. Jeśli więc masz dużą ilość papieru do zniszczenia w krótkim czasie, weź pod uwagę różnice w szybkości niszczenia.

Na co zwrócić uwagę w przypadku niszczarek z automatycznym podajnikiem?

Jeżeli będziesz niszczyć do 100 dokumentów miesięcznie, to myślimy, że nawet nie ma co patrzeć na niszczarki z automatycznym podajnikiem, ponieważ nie wykorzystamy ich pełnych możliwości czy bogatej funkcjonalności, a zapłacimy za to, z czego będziemy korzystać niezwykle rzadko. Po co więc przepłacać? Jeżeli jednak posiadasz firmę, większą lub mniejsza, a dokumenty są twoją zmorą, to patrząc na prawo, RODO i inne aspekty bezpieczeństwa, lepiej byś zaopatrzył się w zautomatyzowaną niszczarkę z podajnikiem. Na co jednak powinieneś zwrócić uwagę przy wyborze takiego urządzenia? Poniżej opisujemy kilka takich (ważnych) elementów.

Bezpieczeństwo

Ważne jest, aby chronić dokumenty w stanie nienaruszonym po umieszczeniu ich w niszczarce. Wiele niszczarek z automatycznym podajnikiem papieru jest wyposażonych w blokadę z kodem PIN, która chroni Twoje niezniszczone dokumenty, przed przypadkowym wciśnięciem przycisku do niszczenia. Niszczarka odblokuje się dopiero wtedy, gdy wpiszesz do niej specjalny, wcześniej ustalony numer PIN. Jeśli faktycznie zależy Ci na bezpieczeństwie, upewnij się, że szukasz niszczarki z taką funkcją.

Rozmiar papieru

Niszczarki z automatycznym podajnikiem są zwykle przeznaczone do niszczenia papieru w formacie A4 i co ciekawe, wiele z dostępnych modeli nie jest w stanie - przynajmniej automatycznie - niszczyć mniejszego papieru, takiego jak A5. Większość niszczarek z automatycznym podajnikiem ma opcję podawania ręcznego, więc nadal można niszczyć mniejszych rozmiarów papier tylko, że będzie musiał zrobić to ręcznie.

Papier

Grube zapasy papieru, zalegające w podajniku, mogą stanowić problem dla zautomatyzowanych niszczarek. Gruby lub sztywny papier może uniemożliwić podawanie papieru prosto pod ostrza. Miej to na uwadze, jeśli chcesz niszczyć grubszy papier lub większe ilości papieru na raz (np. uważaj, by papier nie był spięty spinaczem lub zszywaczem, tworząc w ten sposób gruby plik dokumentów, z którymi nie każda niszczarka może sobie poradzić).

Zszywane dokumenty

Możliwość niszczenia zszytych lub upiętych w jeden duży plik dokumentów przez niszczarki z automatycznym podajnikiem różni się w zależności od modelu i marki. Wiele urządzeń radzi sobie z tym całkiem dobrze, ale pamiętaj, by sprawdzić specyfikację techniczną niszczarki przed jej zakupem, aby upewnić się czy posiada taką wydajność i funkcję. 

Hałas

Przy wyborze niszczarki biurowej ważny jest wytwarzany przez nią hałas - w użytku domowym, gdzie niszczenie dokumentów będzie dużo rzadsze, wytwarzany hałas nie ma aż tak dużego znaczenia. Zwróć na to uwagę, zwłaszcza jeśli niszczarka będzie ustawiona blisko biurek. Ogólnie rzecz biorąc, niszczarki z automatycznym podajnikiem mają taką konstrukcję, która sprawia, że ​​są cichsze w użyciu - gdy pokrywa jest zamknięta. Patrząc na specyfikację techniczną zwróć uwagę na to z jaką głośnością działa niszczarka, aby upewnić się, że kupujesz maszynę, która będzie wystarczająco cicha dla Twojego biura.

Cykl pracy

 

Cykl pracy to czas, przez jaki niszczarka może pracować w danym momencie. Większość niszczarek z automatycznym podajnikiem ma wystarczająco długi cykl roboczy do codziennego niszczenia. Sprawdź to koniecznie przed zakupem, jeśli uważasz, że będziesz musiał używać niszczarki dużo częściej niż przeciętnie, przez dłuższy czas.

Niszczenie innych elementów - np. płyty CD/DVD lub stare karty kredytowe

Wiele niszczarek, wyposażonych w automatyczny podajnik, jest w stanie niszczyć płyty CD/DVD, stare karty kredytowe, czy inne płaskie karty lub elementy nadające się do zniszczenia, ale tylko wtedy, gdy robimy to ręcznie - nie można włożyć wielu płyt lub wiele kart i zautomatyzować proces niszczenia. Koniecznie sprawdź specyfikację techniczną urządzenia przed jego zakupem, aby mieć pewność, że niszczarka jest w stanie niszczyć takie, powiedzmy “nieregularne” przedmioty. 

Pojemnik na niszczarkę

Możesz zmniejszyć ilość śmieci, wybierając niszczarkę z bezpieczniejszym typem cięcia. Rozdrabniacze, tnące na mikro-cięcia, zmniejszają ilość śmieci do mniej niż połowy tego, w porównaniu do niszczarek poprzecznych. Jeśli pojemność na powstałe śmieci ma dla ciebie większe znaczenie, bo nie chcesz co chwile chodzić i opróżniać kosza do śmieci, poszukaj niszczarki ze zamiatarką do odpadów. Spowoduje to zamiatanie, zgniatanie, papieru do niszczarki, aby zapewnić równe i pełne wypełnienie pojemnika.